W artykule znajdziesz
- 1. Cel Wydarzenia – czyli po co tak naprawdę to robimy?
- 2. Profil Uczestników – dla kogo jest ten event?
- 3. Termin i Lokalizacja – gdzie i kiedy?
- 4. Budżet – w jakich ramach się poruszamy?
- 5. Dotychczasowe Doświadczenia – co się sprawdziło, a co nie?
- 6. Styl i Wartości Firmy – jaki klimat chcemy stworzyć?
- 7. Zakres Współpracy – w czym dokładnie możemy pomóc?
Jak Przygotować Idealny Brief Eventowy? [Checklista + Wzór PDF]
Przygotowanie briefu dla agencji eventowej to jeden z tych momentów, który decyduje o sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia. To nie jest zwykła formalność. To fundament, na którym zbudujemy Państwa wydarzenie. Im solidniejszy i bardziej przemyślany, tym lepsze, bardziej kreatywne i trafniejsze propozycje otrzymają Państwo w odpowiedzi. Wielu menedżerów traktuje brief jako konieczny, ale uciążliwy obowiązek. My patrzymy na to inaczej. Dobry brief to inwestycja, która oszczędza Państwa najcenniejsze zasoby: czas i pieniądze. To narzędzie, które pozwala nam, jako agencji, wejść w Państwa świat, zrozumieć Wasze cele i od samego początku stać się Waszym strategicznym partnerem. Oto 7 kluczowych elementów, które zamienią zwykły dokument w potężne narzędzie planowania.

1. Cel Wydarzenia – czyli po co tak naprawdę to robimy?
To najważniejszy punkt. Proszę zapomnieć na chwilę o atrakcjach i cateringu. Co chcą Państwo osiągnąć dzięki temu wydarzeniu? Odpowiedź "chcemy zintegrować zespół" jest dobra, ale możemy pójść głębiej. Czy celem jest poprawa komunikacji między działem sprzedaży a marketingu? A może nagrodzenie zespołu za rekordowy kwartał? Czy może celem jest skuteczne wdrożenie nowych pracowników? Im precyzyjniej zdefiniujemy cel, tym trafniejsze scenariusze integracyjne będziemy mogli zaproponować.
2. Profil Uczestników – dla kogo jest ten event?
Kim są ludzie, którzy wezmą udział w wydarzeniu? Informacje takie jak średnia wieku, proporcje płci, zajmowane stanowiska czy międzynarodowy charakter grupy są dla nas bezcenne. Pozwalają nam dopasować charakter i energię atrakcji tak, by każdy czuł się komfortowo i był zaangażowany. Inaczej planuje się team building dla zespołu programistów, a inaczej dla dynamicznego działu handlowego.
3. Termin i Lokalizacja – gdzie i kiedy?
Wstępna data i preferowana lokalizacja to kluczowe dane logistyczne. Czy preferują Państwo spotkanie w siedzibie firmy, eleganckim hotelu pod miastem, a może imprezę w plenerze? Nawet przybliżony termin (np. "drugi tydzień września") pozwala nam sprawdzić dostępność miejsc i podwykonawców.
4. Budżet – w jakich ramach się poruszamy?
Rozmowa o budżecie to nie nietakt, to wyraz partnerstwa. Nie muszą Państwo podawać ostatecznej kwoty co do złotówki. Nawet orientacyjne widełki (np. "planujemy przeznaczyć ok. 1000 zł netto na osobę") pozwalają nam przygotować realistyczną ofertę. Dzięki tej informacji nie będziemy tracić Państwa czasu na prezentowanie rozwiązań, które są poza Waszym zasięgiem, a skupimy się na maksymalizacji wartości w ramach dostępnych środków.
5. Dotychczasowe Doświadczenia – co się sprawdziło, a co nie?
To kopalnia wiedzy dla każdej agencji. Czy organizowali Państwo już podobne wydarzenia? Co było ich największym sukcesem? A co absolutnie się nie sprawdziło i czego mamy unikać? Ta wiedza pozwala nam uczyć się na Państwa doświadczeniach i od samego początku tworzyć ofertę, która będzie o poziom wyżej.
6. Styl i Wartości Firmy – jaki klimat chcemy stworzyć?
Jaka jest kultura organizacyjna Państwa firmy? Czy komunikacja jest formalna, czy raczej panuje luźna, start-upowa atmosfera? Czy cenią Państwo elegancki minimalizm, czy może kreatywne szaleństwo? Odpowiedzi na te pytania pomogą nam dopasować ton i charakter wydarzenia, aby był on spójny z Państwa marką.
7. Zakres Współpracy – w czym dokładnie możemy pomóc?
Czego dokładnie oczekują Państwo od agencji eventowej? Czy szukają Państwo partnera, który zajmie się wszystkim od A do Z – od znalezienia miejsca, przez logistykę, aż po realizację atrakcji? A może mają już Państwo zarezerwowany hotel i potrzebują jedynie kogoś, kto wypełni wieczór angażującą treścią? Precyzyjne określenie zakresu pozwala nam przygotować idealnie skrojoną propozycję.
Podsumowanie: Brief to Początek Dialogu
Dobrze przygotowany brief to coś więcej niż zamówienie – to początek owocnego dialogu. To zaproszenie nas do Państwa świata, które pozwala nam stać się realnym partnerem w tworzeniu wydarzenia, które przyniesie konkretne, zamierzone rezultaty.
Chcesz jeszcze bardziej ułatwić sobie ten proces? Pobierz nasz Wzór Briefu Eventowego w PDF, wypełnij go i wyślij do nas. Resztą zajmiemy się my!
Ekspertka w organizacji eventów firmowych, specjalizująca się w tworzeniu angażujących doświadczeń, które wzmacniają relacje zespołowe i biznesowe.

Napisano przez Julię
Ekspertka w tworzeniu eventów firmowych