Catering na Event Firmowy – Jak Wybrać Najlepszą Ofertę? [Checklista 2025]

Krok 1: Fundamenty, czyli zdefiniuj charakter wydarzenia

Zanim zaczniesz przeglądać oferty i menu, kluczowe jest precyzyjne określenie ram Twojego wydarzenia. Odpowiedzi na poniższe pytania zawężą pole poszukiwań i pozwolą Ci od razu odrzucić niedopasowane propozycje.

Jaki jest format imprezy?

Inne menu i forma serwisu sprawdzą się na eleganckim bankiecie podczas jubileuszu firmy, a zupełnie inne na luźnym pikniku firmowym czy wielogodzinnej konferencji i szkoleniu. Określ, czy potrzebujesz całodniowego wyżywienia podczas wyjazdu integracyjnego, czy tylko wieczornej kolacji.

Kim są Twoi goście?

Analiza profilu uczestników jest kluczowa. Weź pod uwagę wiek, kulturę organizacyjną firmy oraz ewentualnych gości z zagranicy. Absolutnym standardem jest zapewnienie opcji wegetariańskich i wegańskich oraz zebranie informacji o alergiach i specjalnych potrzebach żywieniowych.

Jaki jest budżet?

Określenie budżetu na osobę ("per head") to podstawa rozmów z każdą firmą cateringową. Pozwala to na realistyczne filtrowanie ofert i uniknięcie rozczarowań na późniejszym etapie. Pamiętaj, aby dopytać, co dokładnie wliczone jest w podaną stawkę.

Krok 2: Rodzaje serwisu cateringowego – co sprawdzi się najlepiej?

Forma podania posiłków ma ogromny wpływ na dynamikę i atmosferę eventu. Oto najpopularniejsze rozwiązania:

Bufet szwedzki

To najczęstszy wybór na imprezy firmowe ze względu na elastyczność i różnorodność. Goście mogą swobodnie komponować swoje talerze i próbować wielu różnych potraw. Idealnie sprawdza się podczas imprez networkingowych, sprzyjając swobodnym rozmowom.

Menu serwowane

Eleganckie i formalne rozwiązanie, doskonałe na gale, bankiety i oficjalne kolacje. Zapewnia pełen komfort gościom, którzy są obsługiwani przy stołach. Umożliwia precyzyjną kontrolę nad czasem trwania posiłku, co jest ważne przy napiętej agendzie.

Stacje live cooking i food trucki

Coraz popularniejszy trend, który zamienia posiłek w dodatkową atrakcję. Kucharze przygotowujący dania na oczach gości czy stylowe food trucki serwujące kuchnie świata to świetny sposób na urozmaicenie eventu, zwłaszcza w plenerze.

Krok 3: O co pytać firmę cateringową? Checklista Kluczowych Pytań

Masz już wytypowanych kilku potencjalnych dostawców? Czas na konkretne pytania, które zweryfikują ich profesjonalizm.

1. Doświadczenie: Czy mają Państwo doświadczenie w obsłudze eventów o podobnej skali i charakterze? Czy mogą Państwo przedstawić referencje lub case studies?
2. Degustacja: Czy oferują Państwo możliwość degustacji proponowanego menu przed podpisaniem umowy?
3. Zakres ceny: Co dokładnie wliczone jest w cenę "na osobę"? (Obsługa kelnerska, zastawa, stoły, obrusy, transport, sprzątanie po evencie).
4. Logistyka: Jakie są Państwa wymagania techniczne na miejscu wydarzenia (dostęp do kuchni, wody, prądu)?
5. Personel: Jaka jest liczba kelnerów przewidziana na naszą liczbę gości? Kto będzie managerem odpowiedzialnym za serwis podczas eventu?
6. Elastyczność: Na ile elastyczne jest menu? Czy możemy wprowadzać modyfikacje i jak wpłyną one na cenę?
7. Plan B: Jak przygotowani są Państwo na nieprzewidziane sytuacje (np. większa liczba gości, zła pogoda na evencie plenerowym)?

Krok 4: Catering tematyczny – Kulinarna Podróż w Stylu Twojej Firmy

Jedzenie to potężne narzędzie budowania atmosfery. Dobrze zaplanowane imprezy tematyczne to te, w których każdy element – od dekoracji po muzykę i jedzenie – tworzy spójną całość. Zamiast standardowego menu, warto pomyśleć o cateringu, który stanie się częścią opowiadanej historii.

• Impreza w stylu hawajskim: Egzotyczne owoce, grillowane owoce morza i kolorowe koktajle.
• Wigilia firmowa w stylu staropolskim: Stacje z ręcznie lepionymi pierogami, barszcz z uszkami i tradycyjne ciasta.
• Piknik w stylu amerykańskim BBQ: Soczyste burgery z grilla, żeberka i food truck z lodami rzemieślniczymi.

Dopasowanie menu do motywu przewodniego to detal, który goście z pewnością docenią i zapamiętają.