Plan B na Event Plenerowy: Co Zrobić, Gdy Pogoda Psuje Plany?
Organizacja imprezy plenerowej to zawsze ekscytujące przedsięwzięcie. Słońce, świeże powietrze, nieograniczona przestrzeń... Ale jest jeden czynnik, którego nie da się w pełni kontrolować: pogoda. Nagła ulewa czy załamanie temperatury to największy koszmar każdego organizatora. Czy to oznacza, że musimy rezygnować z eventów na zewnątrz? Absolutnie nie! Kluczem jest profesjonalne przygotowanie i posiadanie solidnego "Planu B". Doświadczona agencja eventowa nigdy nie jest zaskakiwana przez pogodę. Oto jak podchodzimy do zarządzania tym ryzykiem.
1. Prewencja: Wybór Miejsca i Odpowiednia Infrastruktura
Najlepszy "Plan B" to taki, którego nie trzeba w pełni aktywować. Już na etapie wyboru miejsca na imprezę plenerową myślimy o potencjalnym deszczu:
- Namioty i Zadaszenia: To absolutna podstawa. Zapewnienie dużych, profesjonalnych namiotów eventowych lub hal namiotowych gwarantuje, że nawet w razie ulewy, goście i catering będą mieli się gdzie schronić.
- Miejsce z Opcją "Pod Dachem": Idealnym rozwiązaniem jest wybór obiektu, który oferuje zarówno piękne tereny zielone, jak i dostęp do dużej sali bankietowej lub konferencyjnej, do której w razie potrzeby można przenieść całą imprezę.
2. Przygotuj Scenariusze "Błyskawiczne"
W naszym portfolio posiadamy szereg scenariuszy, które można błyskawicznie przenieść z pleneru do wnętrza. Jeśli prognozy są niepewne, od razu przygotowujemy awaryjny zestaw atrakcji "pod dach". Idealnie sprawdzają się tu:
- Interaktywne Teleturnieje: Nasz The Best Team Ever wymaga jedynie sali ze stołami i ekranu, a dostarcza ogromnej dawki energii.
- Wieczór Kasyno: Stoły do gry można rozstawić w każdej sali, zamieniając deszczowe popołudnie w elegancki wieczór w stylu Casino Royale.
3. Miej Gotowy Plan Komunikacji
Jeśli zmiana planów jest konieczna, kluczowa jest szybka i sprawna komunikacja z gośćmi. Warto mieć przygotowane szablony wiadomości SMS lub maili, informujące o przeniesieniu imprezy do strefy zadaszonej. Profesjonalny prowadzący lub konferansjer na miejscu również powinien w spokojny i opanowany sposób poinformować gości o zmianie i pokierować ich do nowej lokalizacji.
4. Nie Walcz z Pogodą – Wykorzystaj Ją!
Czasem lekki deszcz nie musi oznaczać końca zabawy. Przygotowanie dla gości firmowych peleryn przeciwdeszczowych i kaloszy może zamienić niepogodę w element przygody, zwłaszcza podczas mniej formalnych gier terenowych. Kluczem jest pozytywne nastawienie i dobra organizacja.
Podsumowanie: Doświadczenie to Spokój Ducha
Planując event plenerowy, nie da się przewidzieć pogody, ale można i trzeba przewidzieć różne scenariusze. Współpraca z doświadczoną agencją to gwarancja, że nawet w razie deszczu, Państwa impreza będzie udana. To właśnie umiejętność zarządzania kryzysem i posiadanie gotowego "Planu B" odróżnia profesjonalistów.
Chcesz zorganizować imprezę plenerową i mieć pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, niezależnie od pogody? Porozmawiajmy!
Ekspertka w organizacji eventów firmowych, specjalizująca się w tworzeniu angażujących doświadczeń, które wzmacniają relacje zespołowe i biznesowe.
Napisano przez Julię
Ekspertka w tworzeniu eventów firmowych