Jak Przygotować Idealny Brief Eventowy? [Wzór + Szablon do Pobrania]
Dobry brief eventowy to najważniejszy dokument w procesie organizacji każdej imprezy firmowej. To fundament, który pozwala agencji eventowej dokładnie zrozumieć Twoje potrzeby i przygotować idealnie dopasowaną ofertę. Im bardziej szczegółowy i przemyślany będzie Twój brief, tym więcej czasu i pieniędzy zaoszczędzisz, unikając niedomówień i rozczarowań. Jak więc go stworzyć? Oto kompletny przewodnik. Wielu menedżerów traktuje brief jako konieczny, ale uciążliwy obowiązek. My patrzymy na to inaczej. Dobry brief to inwestycja, która oszczędza Państwa najcenniejsze zasoby: czas i pieniądze. To narzędzie, które pozwala nam, jako agencji, wejść w Państwa świat, zrozumieć Wasze cele i od samego początku stać się Waszym strategicznym partnerem. Oto 7 kluczowych elementów, które zamienią zwykły dokument w potężne narzędzie planowania.
Dlaczego Dobry Brief to 90% Sukcesu?
Przesłanie dobrze przygotowanego briefu to sygnał dla agencji, że jesteś profesjonalnym i świadomym klientem. Pozwala to na:
- Otrzymanie trafniejszych ofert: Agencje mogą przygotować propozycje, które realnie odpowiadają na Twoje potrzeby.
- Szybszy proces ofertowania: Unikamy niekończącej się wymiany maili z dodatkowymi pytaniami.
- Łatwiejsze porównanie ofert: Mając oferty przygotowane na podstawie tych samych wytycznych, możesz je obiektywnie porównać.
Kluczowe Elementy Perfekcyjnego Briefu – Checklista
Upewnij się, że Twój dokument zawiera odpowiedzi na poniższe pytania:
- Cel Wydarzenia: Co chcesz osiągnąć? (np. integracja nowego zespołu, podziękowanie pracownikom, szkolenie produktowe).
- Grupa Docelowa: Kim są uczestnicy? (np. wiek, dział, stanowiska, zainteresowania, kondycja fizyczna).
- Budżet: Jaki jest całkowity budżet lub widełki cenowe na osobę? Podanie nawet przybliżonej kwoty pozwala agencji na przygotowanie realnych propozycji.
- Termin i Czas Trwania: Kiedy planujesz event i jak długo ma trwać (np. jeden dzień, weekend)?
- Lokalizacja: Gdzie ma się odbyć wydarzenie? (np. konkretne miasto, odległość od siedziby firmy).
- Logistyka: Czy potrzebujesz noclegów, transportu, wyżywienia? Jaka jest preferowana struktura pokoi?
- Zakres Usług: Czego oczekujesz od agencji? (np. tylko zapewnienia atrakcji, czy kompleksowej organizacji od A do Z).
Ekspertka w organizacji eventów firmowych, specjalizująca się w tworzeniu angażujących doświadczeń, które wzmacniają relacje zespołowe i biznesowe.
Napisano przez Julię
Ekspertka w tworzeniu eventów firmowych
