Jak stworzyć skuteczny brief eventowy? 7 elementów, których nie możesz pominąć

1. Cel wydarzenia

Zacznij od podstawowego pytania: dlaczego organizujemy to wydarzenie?

• Integracja zespołu?
• Motywacja pracowników?
• Podsumowanie wyników?
• Wdrożenie nowych pracowników?
• Zacieśnienie relacji z partnerami?

Cel wydarzenia determinuje charakter, format i dobór atrakcji. Inaczej zaprojektujemy wieczór networkingowy, a inaczej szkoleniowy wyjazd integracyjny.

2. Profil uczestników

Z jakiego działu są uczestnicy? Jaki jest ich wiek, doświadczenie, stopień znajomości? Czy znają się między sobą?

• Liczba uczestników
• Przewaga kobiet/mężczyzn
• Międzynarodowy skład? (język!)
• Średni wiek uczestników

Te informacje pomagają dobrać formę komunikacji, aktywności i poziom trudności atrakcji.

3. Preferowana lokalizacja i termin

• Czy wydarzenie ma się odbyć w siedzibie firmy, w hotelu czy w plenerze?
• Miasto, region, konkretne obiekty (jeśli znane)
• Zakładany termin lub preferencje co do pory roku

4. Budżet

Nie musi być dokładny, ale nawet przybliżony budżet (np. 500 zł/os., 30 000 zł łącznie) znacząco zawęża i porządkuje możliwe propozycje.

5. Oczekiwania wobec agencji

Czy agencja ma zająć się całością, czy tylko wybranym elementem?

• Organizacja całości
• Tylko atrakcje / prowadzenie / integracja
• Rezerwacja hotelu / transport / branding

6. Dotychczasowe doświadczenia

Warto wspomnieć, co firma już robiła i co się sprawdziło (lub nie).

• Jakie eventy były wcześniej?
• Co było super, a co warto pominąć?
• Czy jest coś, czego trzeba unikać?

7. Wartości i styl komunikacji firmy

Event to przedłużenie kultury organizacyjnej. Inaczej projektuje się wydarzenie dla korporacji z branży finansowej, a inaczej dla startupu IT.

• Jaką tonację ma mieć wydarzenie: formalna, luźna, z przymrużeniem oka?
• Czy jest motyw przewodni, kolorystyka, hasła firmowe?

Podsumowanie

Dobry brief eventowy to inwestycja w sukces wydarzenia. Dzięki niemu agencja lepiej zrozumie Twoje potrzeby, zaproponuje skuteczne rozwiązania i zadba o to, by każdy element miał sens i wartość. Nie musisz znać branżowego żargonu – wystarczy, że opiszesz swoją wizję, potrzeby i ograniczenia. Resztą zajmie się dobry partner eventowy.