Event Hybrydowy Krok po Kroku: Jak Skutecznie Połączyć Uczestników Online i Offline?
Świat biznesu zmienił się bezpowrotnie. Praca zdalna i zespoły rozproszone po całym kraju (a nawet świecie) stały się codziennością. Jak w takiej rzeczywistości zorganizować konferencję lub szkolenie, które zintegruje wszystkich pracowników, niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy w domowym zaciszu? Odpowiedzią jest event hybrydowy. Organizacja wydarzenia, które odbywa się jednocześnie stacjonarnie i online, to logistyczne wyzwanie. Jednak dobrze zaplanowane, staje się potężnym narzędziem, które pozwala dotrzeć do szerszej publiczności i w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnych technologii. Oto przewodnik, jak to zrobić dobrze.
Dlaczego Event Hybrydowy to Przyszłość?
- Zwiększony Zasięg: Znosimy bariery geograficzne. W evencie mogą wziąć udział pracownicy z oddziałów z całej Polski, a nawet partnerzy biznesowi z innych krajów.
- Elastyczność i Oszczędność: Nie wszyscy muszą podróżować, co generuje oszczędności na kosztach transportu i noclegów. Pracownicy mogą wybrać formę uczestnictwa, która jest dla nich najwygodniejsza.
- Nowoczesny Wizerunek Firmy: Organizacja eventu hybrydowego pokazuje, że firma jest nowoczesna, elastyczna i potrafi wykorzystywać technologię do budowania społeczności.
Planowanie Eventu Hybrydowego – Checklista
Krok 1: Technologia – Fundament Sukcesu
To najważniejszy element. Potrzebujemy niezawodnej platformy do streamingu, profesjonalnych kamer i mikrofonów w sali stacjonarnej oraz wsparcia technicznego, które będzie czuwać nad płynnością transmisji.
Krok 2: Projektowanie Doświadczenia dla Obu Grup
Nie możemy po prostu włączyć kamery w sali. Uczestnicy online muszą czuć się pełnoprawnymi członkami wydarzenia. Należy zaplanować:
- Dedykowanego moderatora czatu online, który będzie zbierał pytania i włączał uczestników zdalnych do dyskusji.
- Interaktywne narzędzia, takie jak aplikacje do głosowania na żywo czy wirtualne "tablice", na których obie grupy mogą pracować jednocześnie.
Krok 3: Angażowanie Uczestników Online i Offline
Kluczem jest interakcja MIĘDZY grupami. W ramach naszej oferty organizacji konferencji i szkoleń wykorzystujemy do tego celu nasze scenariusze:
- Teleturniej Hybrydowy: Zespoły stacjonarne rywalizują z zespołami online w naszym The Best Team Ever, odpowiadając na pytania za pomocą tabletów i komputerów. Ranking jest wspólny, co buduje emocje i poczucie wspólnoty.
- Integracja Online dla Wszystkich: Nawet jeśli część zespołu jest na miejscu, możemy zorganizować wspólną sesję integracji online, np. wirtualny escape room, w którym biorą udział mieszane, hybrydowe zespoły.
Krok 4: Networking – Jak Połączyć Dwa Światy?
To największe wyzwanie. Warto zaplanować dedykowane sesje networkingowe, podczas których uczestnicy stacjonarni łączą się 1 na 1 z uczestnikami online za pomocą laptopów rozstawionych w sali.
Podsumowanie: Jedna Firma, Jedno Wydarzenie
Event hybrydowy to nie dwa osobne wydarzenia, ale jedno, spójne doświadczenie. Jego organizacja wymaga starannego planowania i zrozumienia potrzeb obu grup uczestników. Jednak efekt – w postaci zintegrowanego, zmotywowanego zespołu, który czuje się częścią jednej całości – jest wart każdego wysiłku.
Chcesz zorganizować wydarzenie, które skutecznie połączy Państwa zespół, niezależnie od tego, gdzie pracują jego członkowie? Porozmawiajmy o potencjale eventów hybrydowych!
Ekspertka w organizacji eventów firmowych, specjalizująca się w tworzeniu angażujących doświadczeń, które wzmacniają relacje zespołowe i biznesowe.
Napisano przez Julię
Ekspertka w tworzeniu eventów firmowych